RSCC Policy GA-18-03; 电子资讯系统(电邮)

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Policy Number: GA-18-03

Subject: 电子资讯系统(电邮)

Purpose
提供相对于创建要遵循的过程, distribution, management, use, 以及对电子邮件系统的监管.
Policy
1. Scope
  本政策适用于:
  1. 所有由学院提供或拥有的电子邮件系统和服务.
  2. RSCC电子邮件服务的所有用户、持有者和使用者.
  3. 所有学院电子邮件记录由RSCC员工或学院提供的电子邮件服务的其他电子邮件用户拥有.
2. 本政策仅适用于电子形式的电子邮件. 该政策不适用于电子邮件的打印副本. 其他学校档案管理政策, however, 不区分生成或存储记录的介质. 电子邮件讯息, therefore, 无论是电子形式还是印刷形式, 是否受其他政策的约束, 包括有关保留和披露的政策条款.
3. 此策略同样适用于事务性信息(如电子邮件标题), summaries, addresses, 和收件人)与电子邮件记录相关联，就像它对这些记录的内容所做的那样.
Systems Covered
此政策适用于任何提供电子信息功能的系统，这些系统需要由学院创建和分发的帐户. 该政策适用的最突出的系统是员工和学生的校园电子邮件系统以及教职员工和学生的Momentum电子邮件系统.
General Procedures
1. RSCC的所有计算机系统预计将用于支持教育/商业目的的活动，这些活动仅对学院有益. 这也适用于电子邮件消息传递系统. 所有个人活动/通信应限制在非rscc电子邮件帐户. 电子邮件应该使用专业的格式和语气，不要使用骚扰或令人反感的词语, statements, or pictures. 电子邮件不应包含外部网站或材料的链接，一个人会发现骚扰或反感.
2. 在任何系统上使用电子邮件都要遵守RSCC、TBR和田纳西州的政策. 所有用户和电子邮件帐户都归RSCC所有. 学院保留检查的权利, audit, archive, 或者审查任何系统, account, 或随时离线存储而不通知用户. 此外，Roane State可以根据需要限制对任何系统或帐户的访问.
账户的创建和终止
1. 校园电子邮件系统的电子邮件访问只提供给在职员工. 终止雇佣关系的雇员, take extended leave, 或退休将有他们的帐户被禁用，限制访问他们的帐户. 员工账户的访问权限可以授予他们的主管或主管的指定人员, if requested. 一段时间后，该帐户和邮箱将被删除. Returning retired, post-tenured, 或重新雇用的员工不能保证在他们返回时获得相同的帐户用户名或电子邮件地址.
2. 因为学生可能需要访问课前和课后, 当学生注册或保持注册资格时，保留学生的电子邮件和网络访问权限, at the college. 在一年没有资格之后, 学生邮箱将被删除，网络访问将被终止.
Responsible Party
信息技术CIO应负责制定和维护本政策，并由业务副总裁发布 & Finance.

修订历史:2000年2月18日、2003年11月10日、2007年6月25日、2016年2月8日、2018年6月26日

TBR政策参考: 1.08.00.00

修订生效日期: 09/11/2023

修订批准人: Christopher L. Whaley, President

原生效日期: 04/03/1995

批准人: Sherry L. Hoppe, President

办公室负责: 商务副总裁 & Finance

Reviewed: 04/03/2023

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